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Partie C — Pour les refuges et organisations de protection animale

Cette partie du manuel Adopivo s'adresse au personnel des refuges et des organisations de protection animale à but non lucratif : de l'enregistrement et de la vérification aux profils d'animaux, à l'équipe, aux messages, au Listenhund-Check et au widget.

Sommaire

Chapitre 10 — Enregistrement et vérification

Qui peut s'enregistrer ?

Adopivo est ouvert aux refuges et aux organisations de protection animale à but non lucratif — les deux types disposent des mêmes fonctions sur la plateforme. Les éleveurs commerciaux et les vendeurs professionnels d'animaux sont exclus ; cela est contrôlé lors de la vérification et fait partie des conditions pour refuges.

Comment enregistrer un compte refuge ?

  1. Créez d'abord un compte Adopivo personnel et confirmez votre e-mail (Partie B, chapitre 5).
  2. Ouvrez la page Pour les refuges et cliquez sur « Enregistrer un refuge ».
  3. Remplissez le formulaire :
    • le nom officiel de l'organisation,
    • le nom d'affichage — c'est ainsi que votre refuge apparaîtra publiquement sur Adopivo,
    • pays et langue,
    • l'adresse via la recherche d'adresse — les informations sont reprises en arrière-plan,
    • en option téléphone, e-mail public et site web.
  4. Lisez les conditions pour refuges et cochez la case.
  5. Cliquez sur « Enregistrer un refuge ». Vous devenez automatiquement la première personne gestionnaire ; la vérification est l'étape suivante.

Comment se déroule la vérification ?

  1. Après l'enregistrement, l'aperçu (tableau de bord) affiche les étapes en attente — dont l'envoi des documents de vérification.
  2. Téléversez au moins un justificatif d'activité à but non lucratif ou non commerciale valable dans votre pays. Le formulaire d'envoi indique les types de documents acceptés pour votre pays.
  3. Adopivo examine les documents. Le statut actuel est toujours visible dans la barre latérale de l'espace refuge.

Tant que la vérification n'est pas terminée, aucun animal ne peut être publié — la page Animaux affiche un avis de vérification en attente. Une fois vérifié, vous publiez vos profils immédiatement, sans validation supplémentaire. Les documents téléversés ne sont pas accessibles publiquement et sont stockés de manière protégée.

Quelle différence entre nom officiel et nom d'affichage ?

Le nom officiel est le nom enregistré de votre organisation ; le nom d'affichage est celui sous lequel vous apparaissez publiquement sur Adopivo. Vous pouvez changer le nom d'affichage vous-mêmes — le nom officiel, le pays et le type d'organisation ne se modifient que via le support Adopivo.

Chapitre 11 — Mon refuge (profil et tableau de bord)

Que montre l'aperçu (tableau de bord) ?

L'aperçu regroupe les étapes en attente (p. ex. confirmation des conditions, documents de vérification) et donne accès à tous les espaces. La barre latérale « Mon refuge » mène à : Aperçu, Animaux, Listenhund-Check, Widget, Profil du refuge (données principales, description, logo), Utilisateurs, Messages, Adoptants bloqués et CGU. En haut figure le statut de vérification ; l'entrée Messages affiche le nombre de demandes non lues.

Comment gérer les données principales ?

Sous Profil du refuge → Données principales, vous éditez :

  • nom d'affichage, adresse (recherche d'adresse), téléphone, e-mail public, site web et langue.
  • « Rayon d'adoption (km) » — la limite supérieure pour tous vos animaux. Vide signifie « ouvert / international ». Si un rayon est défini, il devient automatiquement la valeur par défaut de chaque nouvel animal ; par animal, on peut le réduire mais pas l'augmenter (chapitre 12).

Comment intégrer des vidéos au profil du refuge ?

  1. Ouvrez Profil du refuge → Données principales, section « Vidéos ».
  2. Cliquez sur « + Ajouter une vidéo » et collez un lien YouTube ou Vimeo — les autres fournisseurs ne sont pas pris en charge ; les liens invalides sont signalés.
  3. Jusqu'à 6 vidéos sont possibles ; elles s'affichent publiquement sur votre page. Chaque entrée peut être retirée.

Note de confidentialité : les visiteurs ne voient d'abord qu'un aperçu — la vidéo n'est chargée depuis le fournisseur qu'après un clic (avec mention du transfert de données). Pour une vidéo sur un animal précis, voir chapitre 12.

Comment gérer description, mission et déroulement d'adoption ?

Sous Profil du refuge → Description, choisissez d'abord la langue des textes, puis remplissez les trois champs publics : description (max. 4000 caractères), mission (max. 2000) et déroulement d'une adoption (max. 4000). Répétez pour chaque langue dans laquelle vous voulez être joignables — les textes apparaissent sur votre page publique.

Sous Profil du refuge → Logo, avec « Téléverser un logo » (JPEG, PNG ou WebP, 5 Mo maximum — il est redimensionné automatiquement), ou retirez-le.

Chapitre 12 — Publier et gérer des animaux

Comment créer un profil d'animal ?

  1. Ouvrez Animaux et cliquez sur « Ajouter un animal » (disponible dès que votre refuge est vérifié).
  2. Saisissez les données de base : nom, espèce, race(s) — la première race choisie compte comme race principale, les suivantes comme parts de croisement —, sexe, date de naissance ou estimation d'âge, taille et poids.
  3. En option : votre propre ID animal — il apparaît dans la fiche du profil et dans l'objet des demandes entrantes, pour les rattacher à votre propre gestion.
  4. Remplissez les sections de texte : description, caractère, santé, exigences pour le nouveau foyer.
  5. Définissez les attributs : compatibilité avec les enfants, chiens et chats, ainsi que stérilisé / vacciné / pucé (« inconnu » est possible).
  6. En option : le rayon d'adoption de cet animal — vide reprend le maximum de l'organisation ; une valeur propre peut être plus petite, mais pas plus grande (sinon le formulaire la refuse).
  7. Enregistrez l'animal. Au statut « Brouillon », il n'est pas encore public — il est publié avec le statut « Disponible » (voir ci-dessous).

Pour les races réglementées régionalement, Adopivo affiche automatiquement sur le profil public les avis correspondants avec références officielles (Partie B, chapitre 8). Le Listenhund-Check (chapitre 13) vous permet de consulter les obligations à l'avance.

Comment téléverser et retoucher des photos ?

Dans l'éditeur de profil, vous téléversez plusieurs photos, les recadrez avec l'éditeur d'images intégré et fixez leur ordre — la première photo est l'image de couverture de la carte de l'animal dans les résultats de recherche.

Comment intégrer une vidéo à un profil d'animal ?

L'éditeur de profil comporte une section « Vidéo (facultatif) » : collez un lien YouTube ou Vimeo dans le champ « Lien de la vidéo » — une vidéo par animal. Elle apparaît dans la galerie du profil public et, pour la protection des données, n'est chargée depuis le fournisseur qu'après un clic. Les vidéos de la page du refuge se gèrent dans les données principales (chapitre 11).

Comment gérer le statut d'un animal ?

Chaque animal a un statut :

  • Disponible — visible publiquement et contactable.
  • Réservé — marqué publiquement comme réservé.
  • Adopté — adopté. En option, vous pouvez laisser le profil visible après l'adoption et rattacher l'adoption à un adoptant Adopivo (parmi les personnes qui vous ont écrit via Adopivo — cela renforce leur signal de confiance dans les messages). Sans rattachement, choisissez l'option sans adoptant Adopivo.
  • Brouillon — non public.
  • Archivé — retiré de la gestion active.

Lors d'un changement de statut, vous pouvez laisser une courte note (max. 500 caractères) ; l'historique des statuts documente tous les changements. Dans la liste, filtrez par Tous / Disponible / Réservé / Adopté / Brouillon et cherchez par nom.

Comment confier des animaux uniquement ensemble (adoption groupée) ?

Dans la section « Adoption groupée » de l'éditeur, vous liez un animal à d'autres qui ne doivent être adoptés qu'ensemble (p. ex. mère et petit) : cherchez et ajoutez les animaux partenaires. Lors d'un changement de statut, Adopivo demande une confirmation pour appliquer le statut à tous les membres du groupe en même temps. Publiquement, les animaux liés apparaissent reliés entre eux.

Chapitre 13 — Listenhund-Check (réglementation des races)

À quoi sert le Listenhund-Check ?

Avec le Listenhund-Check, vous vérifiez, pour une adoption prévue, quelles obligations légales régionales s'appliquent à la ou aux races au lieu de résidence de la personne adoptante. Les données reposent sur des réglementations officielles (fédérales, des Länder, cantonales). L'outil informe — ce n'est pas un conseil juridique.

Remarque : l'interface de l'outil est actuellement en allemand, car elle couvre les réglementations des régions germanophones ; les libellés allemands sont cités ci-dessous avec leur traduction.

Comment lancer une vérification ?

  1. Ouvrez Listenhund-Check dans la barre latérale.
  2. Saisissez le lieu de résidence de la personne adoptante (« Wohnort des Adoptierenden ») — ville, Land, canton ou région ; pas de rues ni de numéros, les obligations s'appliquent au niveau régional.
  3. Sélectionnez la ou les races. La première compte comme race principale, les suivantes comme parts de croisement — celles-ci ne déclenchent que les textes incluant expressément les croisements.
  4. Cliquez sur « Auflagen prüfen » (vérifier les obligations).

Comment lire le résultat ?

  • Un bandeau classe le cas (race soumise à obligations, croisé, ou réglementation régionale sans région connue).
  • Suivent les obligations par texte avec référence complète : « Base juridique : » (nom officiel du texte, lié), « Texte en vigueur au : » (date de la version citée) et « Dernière vérification : » (date de la dernière vérification d'Adopivo) — deux dates volontairement distinctes.
  • Le cas échéant, une section sur les restrictions d'importation suit — par exemple quand l'importation d'une race est interdite par les textes cités (pertinent pour les adoptions depuis l'étranger).
  • Une carte d'état des données indique la dernière mise à jour de la base ; pour des données anciennes, un avis de fraîcheur s'affiche en plus.
  • L'encart dépliable « pas de conseil juridique » explique les limites de l'information. En cas de doute, la source officielle liée prévaut toujours.

Chapitre 14 — Équipe et gestion des utilisateurs

Quels rôles existent ?

Il existe deux rôles : Administrateur et Membre. Les deux travaillent avec les animaux et les messages ; certains espaces sont réservés aux administrateurs — par exemple la vue « Adoptants bloqués » ainsi que la création, l'affichage et la révocation des jetons du widget. La personne qui a enregistré le refuge devient automatiquement la première gestionnaire.

Comment inviter des collègues ?

  1. Ouvrez Utilisateurs dans la barre latérale (« Gestion des utilisateurs »).
  2. Sous « Inviter un collègue », saisissez l'adresse e-mail, choisissez le rôle et cliquez sur « Envoyer l'invitation ».
  3. Sous « Invitations en attente », vous pouvez « Renvoyer » ou « Retirer » une invitation.

Comment accepter une invitation ?

  1. Ouvrez le lien de l'e-mail d'invitation.
  2. Connectez-vous exactement avec l'adresse e-mail invitée — l'invitation ne vaut pas pour une autre adresse. Pas encore de compte ? Inscrivez-vous d'abord (Partie B, chapitre 5), puis rouvrez le lien.
  3. Cliquez sur « Accepter l'invitation » (ou « Refuser »). Après acceptation, vous faites partie de l'équipe et arrivez directement au tableau de bord du refuge.

Les invitations expirées ou déjà utilisées sont signalées par la page — demandez alors une nouvelle invitation.

Comment changer les rôles ou retirer des membres ?

Dans la liste des membres, changez les rôles via « Définir comme administrateur » ou « Définir comme membre » et retirez des personnes via « Retirer » (avec confirmation).

Chapitre 15 — Messages pour les organisations

Comment travailler avec les demandes ?

  • Les messages (« Demandes ») regroupent toutes les conversations dans les onglets Tous, Non lus, Favoris, Archivées et Corbeille (suppression définitive après 30 jours). La recherche porte sur l'objet, l'adoptant et l'animal.
  • Chaque demande est liée à l'animal concerné ; si vous avez attribué votre propre ID animal, il figure dans l'objet.
  • Si la personne adoptante partage sa position, l'en-tête de la conversation montre sa ville et la distance approximative jusqu'à votre refuge — rien d'autre.
  • Répondez via le champ de texte et « Envoyer ». Les messages sont du texte uniquement.
  • Les messages sont partagés en équipe : tout le personnel voit les mêmes demandes, avec un statut de lecture par personne — congés et remplacements fonctionnent sans attribution. Adopivo signale en plus les nouveaux messages par e-mail.
  • Par conversation : marquer en favori, archiver, supprimer.

Comment bloquer des adoptants — et quel est l'effet ?

La vue « Adoptants bloqués » (administrateurs uniquement) gère les personnes que votre refuge a bloquées : onglets « Blocages actifs » et « Historique ». Un blocage signifie : la lecture des conversations existantes reste possible, l'envoi est bloqué — dans les deux sens. Le blocage peut y être levé à tout moment.

Chapitre 16 — Widget : vos animaux sur votre propre site

Qu'est-ce que le widget ?

Avec le widget (« Widget et intégration »), vous intégrez sur votre propre site les animaux publiés sur Adopivo — sans double saisie. Techniquement, un Web Component (recommandé) et une API JSON pour développeurs sont disponibles ; l'intégration par iframe arrivera dans une version ultérieure.

Comment mettre en place le widget ?

  1. Créer un jeton (administrateurs uniquement) : attribuez un libellé (pour le reconnaître, p. ex. « site principal ») et le domaine de votre site. Chaque jeton vaut pour exactement un domaine — sous-domaines compris ; le widget n'est servi que là.
  2. « Configurez votre widget » : langue, espèce, âge, sexe, taille, compatibilité (enfants, chiens, chats), nombre d'animaux, cartes par ligne, police et rayon des angles. « Couleurs (Pro) » : les couleurs sont une fonction Pro — l'aperçu les montre immédiatement ; sur votre site, elles s'appliquent avec l'offre Pro et la configuration est conservée.
  3. Intégrer le code : copiez le code de « Code d'intégration » via « Copier le code » et collez-le sur votre site. Insérez votre vrai jeton — un administrateur peut l'afficher via « Afficher le jeton ».
  4. « Afficher l'aperçu » ouvre un aperçu en direct du widget avec votre configuration.

Comment gérer les jetons ?

  • Traitez un jeton comme un mot de passe ; les administrateurs peuvent le réafficher à tout moment.
  • « Régénérer » remplace un jeton — l'ancien devient immédiatement invalide ; les widgets intégrés doivent être mis à jour.
  • « Révoquer » désactive un jeton ; les widgets qui l'utilisent n'affichent plus d'animaux. Les jetons révoqués peuvent être supprimés définitivement.

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